El Problema: un equipo de RRHH atrapado respondiendo siempre lo mismo
Grupo Residencial Solmares gestiona 14 residencias de mayores en España con cerca de 1.300 empleados, en su mayoría personal a turnos: auxiliares, enfermería, cocina y limpieza que trabajan de noche, en festivos y repartidos por varias provincias. Cuando un trabajador tenía una duda sobre su nómina, sus días de vacaciones, un cambio de turno o cómo pedir un certificado, solo tenía una vía: escribir o llamar al departamento de RRHH, formado por 4 personas en las oficinas centrales.
El resultado era un cuello de botella permanente:
- Unas 2.400 consultas internas al mes, y el 70% eran las mismas preguntas repetidas.
- Tiempo medio de respuesta de 1,5 días laborables, y bastante peor para los turnos de noche y de fin de semana, sin nadie al otro lado.
- El equipo de RRHH dedicaba cerca del 60% de su jornada a copiar y pegar respuestas en vez de a tareas de valor.
- Criterios ligeramente distintos según quién respondía, lo que generaba agravios comparativos entre centros.
"Teníamos gente cualificada en selección y clima laboral dedicando media jornada a decirle a cada uno cuántos días de vacaciones le quedaban", reconoce la responsable de RRHH. El coste oculto de esa ineficiencia superaba los 2.000 euros al mes solo en horas mal empleadas, sin contar la frustración del personal que esperaba días por una respuesta de treinta segundos.
La Solución: un asistente de RRHH con IA para toda la plantilla
En ThynkIA montamos un asistente de RRHH conectado a las fuentes reales de la empresa: el convenio, el manual del empleado, las políticas internas y, con los permisos adecuados, los datos individuales de cada trabajador como el saldo de vacaciones, los turnos o la nómina. No es un chatbot de respuestas genéricas: contesta con el dato concreto de quien pregunta.
Disponible donde ya está el empleado, 24/7
El asistente vive en WhatsApp y en la intranet, así que el auxiliar del turno de noche resuelve su duda a las 3 de la madrugada sin esperar al lunes. Entiende lenguaje natural, funciona en español y en las lenguas cooficiales, y no exige que nadie aprenda a navegar por un portal.
Respuestas personalizadas y trazables
Ante un "¿cuántos días de vacaciones me quedan?" el agente consulta el dato real de esa persona y responde al instante. Ante un "¿cómo pido una excedencia?" devuelve el procedimiento exacto del convenio con el formulario adjunto. Cada respuesta queda registrada, así que RRHH mantiene trazabilidad completa y control sobre qué se contesta, en línea con el RGPD y el AI Act.
Escalado inteligente a personas
Cuando la consulta es sensible o el agente no tiene certeza, no improvisa: la deriva a la persona adecuada del equipo con todo el contexto ya recogido. El humano interviene solo cuando aporta valor, no para copiar y pegar un saldo de vacaciones.
Los Resultados: 78% de consultas resueltas sin tocar a una persona
En los tres primeros meses el asistente cambió por completo la relación de la plantilla con RRHH:
- Consultas resueltas de forma autónoma: del 0% al 78%.
- Tiempo medio de respuesta: de 1,5 días a 40 segundos.
- Horas del equipo de RRHH liberadas: 26 a la semana, reinvertidas en selección y retención.
- Cobertura real 24/7, también para los turnos de noche y de fin de semana que antes se quedaban sin respuesta.
- Una única fuente de verdad para toda la plantilla, sin criterios contradictorios entre centros.
Más allá de los números, el efecto en clima laboral fue inmediato: los empleados dejaron de ver RRHH como una ventanilla lenta y el equipo recuperó tiempo para lo que de verdad mueve la aguja.
ROI: 214% en el primer año, con el proyecto amortizado en menos de 5 meses.