El Problema: 650 Personas Buscando Información en 7 Sitios Distintos
Una empresa de servicios tecnológicos con 650 empleados y 14 años de historia tenia un problema que nadie habia cuantificado: el conocimiento institucional estaba fragmentado en tantos sistemas que encontrarlo consumia horas del día de cada empleado.
El ecosistema del caos informativo:
- Confluence: 4.200 páginas de documentación técnica (muchas desactualizadas)
- Google Drive: 87.000 archivos
- Notion: Usado solo por producto y diseño
- Slack: 180 canales activos con decisiónes criticas enterradas
- Email: Contratos, politicas, acuerdos en bandejas personales
- SharePoint: Documentos de RRHH y legal
- «Preguntale a Juan»: El sistema no oficial más usado
Tiempo diario buscando información: 2.1 horas/empleado. Onboarding hasta productividad: 6 semanas. Preguntas repetitivas a managers: 12-18/dia. Coste total: €3.25M/año en tiempo perdido.
La Solucion: Minerva - ChatGPT Interno que Conoce Todo
Implementamos un agente conversaciónal que ingiere, indexa y hace accesible toda la información corporativa. No es un buscador que devuelve links. Responde con precisión y cita fuentes.
Ingesta continua: Sincronizacion cada 15 minutos con Confluence, Drive, Notion, Slack, SharePoint, Jira y GitHub.
Respuestas con fuente citada: «Segun la Politica Comercial v3.1 (sep 2024): puedes aprobar hasta un 15% de descuento sin escalado...»
Control de permisos: Hereda los permisos del usuario autenticado. Si no tienes acceso al documento original, Minerva no te da el contenido.
Onboarding automatizado: Día 1 Minerva envia checklist personalizado. Semanas 1-4 absorbe el 80% de las preguntas que antes iban a companeros.
Knowledge Gap Reports: Cada semana genera informe de lo que más preguntan y no sabe responder bien. La base mejora continuamente.
Los Resultados: Busqueda de 2h a 30 Segundos
- Tiempo para encontrar info: de 2.1h a 30 segundos (-99%)
- Preguntas resueltas sin humano: 87%
- Satisfaccion: de 4.1 a 9.2/10
- Onboarding: de 6 a 2 semanas (-67%)
- Decisiones con info correcta: de 77% a 96%
- Horas recuperadas al ano: 8.500h
ROI: 890% en primer año. Inversión recuperada en 7 semanas.