El Problema: presupuestos que llegan tarde y pedidos que se pierden
Suministros Norvalt es un distribuidor B2B de material industrial y MRO (mantenimiento, reparación y operación) con tres delegaciones en España y un catálogo de unas 45.000 referencias. Su oficina técnica recibe cada mes cientos de peticiones de oferta por email y por teléfono: listas de referencias mezcladas, descripciones libres, códigos de otros fabricantes y, a veces, una foto de la pieza. Cada petición había que descifrarla a mano, casar las referencias, comprobar stock en el ERP y aplicar la tarifa de cada cliente antes de devolver el presupuesto.
El resultado era un cuello de botella. En productos de compra recurrente, el cliente suele pedir a quien responde primero, y Norvalt llegaba tarde.
- Tiempo medio de respuesta de un presupuesto: 2,5 días laborables
- 4 de cada 10 peticiones se quedaban sin oferta a tiempo
- Tasa de cierre de los presupuestos enviados: 22%
- Más de 90 horas al mes de la oficina técnica dedicadas a teclear ofertas
"Sabíamos que perdíamos pedidos por lentitud, no por precio. El cliente ya había comprado a otro cuando enviábamos la oferta", reconoce el responsable de la oficina técnica.
La Solución: un agente de IA que prepara el presupuesto solo
ThynkIA conectó un agente de IA al buzón de ventas y al ERP de Norvalt. El agente trabaja cada petición de principio a fin y deja el presupuesto listo para que el comercial lo revise y lo envíe.
Lee y entiende la petición
El agente abre el email, el PDF o la foto, extrae cada referencia con su cantidad y la casa con el catálogo de 45.000 productos, aunque el cliente use una descripción libre o el código de otro fabricante. Donde antes hacía falta un técnico interpretando, ahora hay una lista normalizada en segundos.
Comprueba stock y aplica la tarifa del cliente
Consulta el ERP en tiempo real, aplica el descuento y las condiciones pactadas con ese cliente concreto y, si una referencia está rota de stock, propone la alternativa equivalente con su plazo. Sin tarifas genéricas y sin errores de precio.
Deja el presupuesto listo para revisar
Genera la oferta en el formato y la plantilla de Norvalt. Las peticiones sencillas salen solas y esperan un visto bueno; las complejas llegan al comercial ya precalculadas, con todo el trabajo mecánico hecho. La persona decide y firma, la IA hace el trabajo pesado.
Los Resultados: de 2,5 días a 11 minutos por presupuesto
En el primer trimestre con el agente en marcha, Norvalt cambió por completo su capacidad de respuesta comercial.
- Tiempo de respuesta de un presupuesto: de 2,5 días a 11 minutos
- Tasa de cierre de las ofertas: del 22% al 34%
- Presupuestos enviados a tiempo: del 60% al 98%
- Capacidad de la oficina técnica: de 180 a 540 ofertas al mes con la misma plantilla
- Más de 90 horas al mes liberadas para visitar clientes y cuidar márgenes
El equipo técnico dejó de teclear ofertas y volvió a vender: visitas, seguimiento de pedidos grandes y negociación de margen, justo donde aporta valor una persona.
ROI: 312% en el primer año, con la inversión recuperada en menos de 3 meses.