Caso ilustrativo: el nombre del grupo de restauración y las cifras describen un escenario tipo construido con datos habituales del sector, no un cliente real con nombre propio.
El Problema: un food cost del 34% cuando los escandallos decían 28,5%
Grupo Varelio tiene 5 restaurantes de cocina mediterránea entre Madrid y Valencia. Factura unos 410.000 EUR al mes y compra materia prima a 38 proveedores, lo que se traduce en unos 1.600 albaranes al mes que entran por la puerta de cinco cocinas distintas.
El problema no era comprar caro. Era no saber dónde se iba el margen: el food cost real salía del cierre contable un mes tarde, y para entonces nadie podía decir si la diferencia venía de la merma, de un proveedor que había subido precios o de un plato que ya no era rentable.
- Food cost real del 34% sobre ventas, frente al 28,5% que marcaban los escandallos de la carta.
- Merma del 6,8% de las compras, con pedidos hechos a ojo por cada jefe de cocina por WhatsApp.
- 1 de cada 11 líneas de albarán con un precio distinto al pactado: unos 2.900 EUR al mes de diferencia, de los que solo se reclamaba el 10%.
- 70 horas al mes de administración cuadrando albaranes con facturas a mano, y el 60% de los escandallos sin actualizar en más de 6 meses.
Con un margen operativo típico de restauración, cada punto de food cost son unos 4.100 EUR al mes para este grupo. Y se estaban perdiendo más de cinco puntos sin una causa clara.
La Solución: IA para restaurantes que controla el food cost plato a plato
No es un software de inventario más que obliga a la cocina a teclear. El agente trabaja con lo que el restaurante ya genera: la foto del albarán, las ventas del TPV y el inventario semanal. Con eso calcula cada semana el food cost real de cada local, lo compara con el teórico y señala exactamente dónde está la diferencia.
Albaranes leídos en la recepción de mercancía
Quien recibe el pedido hace una foto del albarán y la manda por WhatsApp. El agente extrae cada línea (producto, cantidad, precio, lote), la cruza con el pedido y con el precio pactado con ese proveedor, y avisa en el momento si falta algo o si un precio no cuadra. Al final de mes, la factura del proveedor se concilia sola contra sus albaranes.
Escandallos vivos conectados al TPV
Cada plato de la carta tiene su escandallo, y su coste se recalcula con el último precio real de cada ingrediente. Cruzando las ventas del TPV con los escandallos, el agente sabe cuánto debería haberse consumido de cada producto y lo compara con lo que se compró y lo que queda en el inventario. Si un plato baja del margen objetivo, avisa al jefe de cocina y a dirección con el dato y la causa.
Propuesta de pedido por restaurante
Cada tarde el agente propone el pedido del día siguiente para cada local, con la previsión de ventas (reservas, histórico del mismo día de la semana, festivos y eventos de la zona) y el stock declarado. El jefe de cocina lo revisa, lo ajusta si quiere y lo aprueba en un clic. El pedido sale a cada proveedor en su formato.
Food cost semanal y reclamaciones a proveedores
Cada lunes dirección recibe el food cost de cada restaurante con su desglose: merma, desviaciones de precio y platos fuera de margen. Las diferencias de precio generan automáticamente un borrador de reclamación o de abono al proveedor, que administración revisa y envía. Todo queda registrado con trazabilidad completa.
Los Resultados: food cost del 34% al 31,2% en 5 meses
- Food cost sobre ventas: del 34% al 31,2% en 5 meses.
- Merma sobre compras: del 6,8% al 3,4%.
- Diferencias de precio con proveedores reclamadas: del 10% al 96%.
- Escandallos con precio actualizado: del 40% al 100% de la carta, al día cada semana.
- Horas de administración cuadrando albaranes: de 70 a 12 al mes.
El coste de no hacer nada era de unos 12.756 EUR al mes: 4.740 EUR de merma que ya no se tira (3,4 puntos sobre 139.400 EUR de compras), 2.494 EUR en diferencias de precio que ahora sí se recuperan, 4.246 EUR por reformular o ajustar el precio de 14 platos que estaban por debajo del margen objetivo y 1.276 EUR en las 58 horas de administración recuperadas (a 22 EUR la hora). Los tres primeros conceptos suman los 2,8 puntos de food cost: 11.480 EUR al mes sobre 410.000 EUR de ventas.
La inversión fue de 18.000 EUR de implantación y una licencia de 1.400 EUR al mes, 34.800 EUR el primer año. Contando que el ahorro creció de forma gradual durante los 5 primeros meses, el primer año deja unos 127.560 EUR de ahorro.
ROI: 267% en el primer año contando la rampa de arranque, con payback en 4 meses.