El Problema: 3 días al mes cuadrando el banco a mano
Grupo Vallcar opera 22 supermercados de proximidad en Cataluña, con nueve cuentas bancarias y más de 6.500 movimientos al mes entre cobros de TPV, transferencias a proveedores, domiciliaciones y la recaudación de cada tienda. En cada cierre, el equipo de administración cuadraba ese banco contra la contabilidad línea a línea, en una hoja de cálculo.
- 3 días completos al mes, unas 24 horas, de un técnico contable dedicados solo a conciliar
- 6.500 movimientos mensuales casados a mano contra el ERP
- Cargos duplicados y comisiones mal aplicadas que se detectaban semanas tarde, cuando ya costaba reclamar
- El cierre contable mensual se alargaba hasta 12 días
"El banco siempre acababa cuadrado, pero tarde y a costa de quemar a la persona de administración tres días seguidos", reconoce la responsable financiera.
La Solución: un agente de IA que concilia las cuentas solo
ThynkIA conectó un agente de IA a los extractos de las nueve cuentas y al ERP de Vallcar. El agente concilia cada movimiento de principio a fin y deja sobre la mesa solo las excepciones que necesitan criterio humano.
Casa cada movimiento con su asiento
El agente cruza importe, fecha, concepto y referencia de cada apunte bancario contra facturas, cobros de TPV y asientos del ERP, incluso cuando el concepto del banco viene abreviado o incompleto.
Levanta la mano solo en lo dudoso
Lo que casa con seguridad lo concilia sin intervención. Lo ambiguo, un cargo sin factura, un importe que no cuadra o un posible duplicado, lo deja en una bandeja de excepciones con su propuesta y el motivo, para que administración decida en segundos.
Avisa de los descuadres en el momento
En vez de aparecer al cierre, los cargos duplicados, las comisiones de más y los pagos que faltan saltan el mismo día, cuando todavía da tiempo a reclamar al banco o al proveedor.
Los Resultados: de 3 días a 4 horas al mes
- Conciliación mensual: de 24 horas a 4 horas de trabajo, un 83% menos
- Movimientos casados automáticamente: 94%, el equipo solo revisa el 6% restante
- Cierre contable mensual: de 12 a 4 días, un 67% más rápido
- Descuadres recuperados: 11.400 euros en cargos duplicados y comisiones detectados en el primer trimestre que antes se habrían escapado
El coste de no actuar era tangible: tres días de un técnico contable cada mes, unos 6.300 euros al año solo en horas, más el dinero que se perdía por detectar los descuadres tarde. Lo que vemos en proyectos parecidos es que el agente se paga con el primer trimestre y deja al equipo financiero centrado en analizar, no en teclear. El siguiente paso natural es montarlo sobre tus propias cuentas en semanas y verlo conciliar tus movimientos reales antes de decidir nada.
ROI: 280% en el primer año.