El Problema: 15.000 documentos al mes, uno a uno, a mano
Gestoría Belcaro lleva la contabilidad de 380 pymes y autónomos. Cada mes reciben unos 15.000 documentos: facturas de proveedor, tickets fotografiados, extractos y recibos. Nueve personas del equipo contable los tecleaban uno a uno en el software (proveedor, base, IVA, cuenta, fecha), documento tras documento.
El cuello de botella no era el criterio contable ni los clientes. Era el tecleo: horas de trabajo cualificado gastadas en meter datos que ya venían escritos en el papel.
- 15.000 documentos al mes, 4,5 minutos de media por documento tecleado
- 1.125 horas mensuales del equipo dedicadas solo a introducir datos
- 6% de los asientos salían con algún error de tecleo y había que rehacerlos
- El cierre mensual de cada cliente no estaba listo hasta el día 18, y el trimestre fiscal obligaba a horas extra
"Tengo contables de carrera copiando cifras de un PDF a una casilla ocho horas al día. Cuando llega el trimestre, no damos abasto", contaba la socia responsable del área contable.
La Solución: un agente de contabilización que entiende a cada cliente
No vale un OCR genérico que lee una factura y ya está. Una gestoría lleva 380 planes contables distintos: la misma factura de luz se imputa a una cuenta en un cliente y a otra en el siguiente. El agente tenía que trabajar cliente a cliente, con el criterio de cada uno.
Lectura de cualquier formato
El agente lee facturas en PDF, fotos de tickets, adjuntos de email y extractos, y extrae los campos que importan: proveedor, base imponible, tipo y cuota de IVA, fecha y número. No depende de una plantilla fija.
Lógica contable por cliente
Cada documento se mapea contra el cuadro de cuentas del cliente concreto y el agente propone el asiento completo, con su cuenta de gasto y su desglose de IVA. El contable revisa y valida en lugar de teclear desde cero.
Trazabilidad para auditoría
Cada asiento queda enlazado a su documento de origen y a un registro de qué decidió el agente y por qué. Cuando llega una inspección o una revisión interna, el rastro está completo, algo clave con la normativa de IA y de protección de datos.
Vigilancia de lo que falta
El agente sabe qué documentos suele aportar cada cliente cada mes y reclama automáticamente los que faltan antes del cierre. También detecta duplicados y facturas repetidas antes de que entren en la contabilidad.
Los Resultados: de 4,5 minutos a 22 segundos por documento
- Tiempo por documento: de 4,5 minutos a 22 segundos de revisión
- Horas mensuales de tecleo: de 1.125 a 130 horas de supervisión
- Errores de contabilización: del 6% al 0,8%
- Cierre mensual de clientes: del día 18 al día 6
- Capacidad: un 40% más de clientes con el mismo equipo, sin nuevas contrataciones
El coste de no hacer nada era claro: unas 1.000 horas al mes de trabajo cualificado atadas al tecleo y, para absorber el crecimiento, tres contratos nuevos en camino (unos 8.500 euros al mes con seguros sociales), más las correcciones de errores y las horas extra del cierre trimestral (otros 2.000 euros al mes). En total, cerca de 126.000 euros al año en capacidad y sobrecoste.
La inversión: 12.000 euros de implantación y 1.900 euros al mes de licencia, unos 34.800 euros el primer año.
ROI: 262% en el primer año, con el payback cubierto en algo más de 3 meses.