El Problema: 22.000 pacientes y solo 4 de cada 10 al día con sus vacunas
Almovet es una red de cinco clínicas veterinarias en Levante y Madrid, con unos 22.000 pacientes activos y tres recepcionistas repartidas entre los centros. Cada mascota tiene su propio calendario sanitario: vacunas por especie y edad, desparasitaciones, revisiones geriátricas a partir de los siete años y controles de enfermos crónicos.
El problema no era la falta de agenda, sino que nadie llegaba a avisar a tiempo. Los recordatorios se hacían a mano, cuando la recepción sacaba un hueco, y muchos sencillamente no salían.
- 22.000 pacientes activos, pero solo el 41% al día con su calendario de vacunas y desparasitación
- 26 horas a la semana de recepción dedicadas a llamar y mandar SMS de recordatorio uno a uno
- 22% de no-shows en citas de vacuna y revisión, con huecos de agenda que quedaban sin rellenar
- 31% de llamadas perdidas en la franja de 10 a 13h, cada una una cita que no se agendaba
"Cada vacuna que se nos pasaba no era solo una cita perdida: era una mascota peor protegida y un cliente que al final se iba a otra clínica", cuenta la directora de la red.
La Solución: un agente que conoce el protocolo de cada mascota
No servía un recordatorio genérico de "tiene una cita". La clave en veterinaria es el protocolo clínico: qué toca a cada animal, cuándo y por qué. Montamos un agente de IA conectado al software de gestión de la clínica que razona sobre el historial de cada paciente y actúa solo cuando corresponde.
Motor de protocolos sanitarios
El agente lee el historial clínico y calcula, paciente a paciente, qué está pendiente y en qué fecha: refuerzos de vacuna según especie y edad, desparasitación por peso, revisión geriátrica a partir de los siete años y controles de crónicos. Deja de depender de que alguien se acuerde.
Recordatorios por WhatsApp con reserva en un clic
Envía el aviso personalizado en el mejor momento, con el nombre de la mascota y el motivo concreto, y un botón para reservar cita al instante. Cuando se libera un hueco por una cancelación, ofrece la plaza a quien tiene algo pendiente, así la agenda no se queda coja.
Recepción liberada, no sustituida
El agente se ocupa del recordatorio rutinario y de la reserva. Solo escala a una persona lo que necesita criterio clínico o una duda del cliente. Además atiende las llamadas y mensajes fuera de horario, cuando antes se perdían.
Trazabilidad y consentimiento
Cada mensaje enviado, cada cita reservada y cada consentimiento queda registrado. Ningún paciente se cae entre las grietas y la clínica cumple con la normativa de protección de datos sin trabajo extra.
Los Resultados: no-shows del 22% al 7% y la agenda llena
- No-shows en citas de vacuna y revisión: del 22% al 7%
- Adherencia al calendario sanitario: del 41% al 78%
- Horas semanales de recepción en recordatorios manuales: de 26 h a 4 h
- Llamadas perdidas en hora punta: del 31% al 6%
- Ingresos recurrentes recuperados: 8.000 EUR al mes, 96.000 EUR al año
El coste de no hacer nada salía a unos 9.330 EUR al mes: 8.000 EUR en ingresos recurrentes que se perdían por baja adherencia y no-shows, más 1.330 EUR en horas de recepción malgastadas. La inversión del primer año fue de 17.780 EUR: 9.500 EUR de implantación (integración con el software veterinario y el motor de protocolos) y 690 EUR al mes de licencia y soporte.
ROI: 530% en el primer año, con payback en menos de dos meses.