El Problema: uno de cada tres bonos de fisioterapia se queda a medias
Fisioterapia Solterra es una red de 5 clínicas de fisioterapia y rehabilitación en el Levante, con unos 9.500 pacientes activos y 6 personas en recepción. Su producto principal es el bono de 10 sesiones, con un precio medio de 28 euros por sesión. El problema no era captar pacientes nuevos, era que muchos dejaban el tratamiento a mitad.
El paciente venía a 5 o 6 sesiones, notaba mejoría y desaparecía. Cada bono sin terminar es una recaída probable y, en dinero, sesiones ya vendidas que nadie usa. La recepción intentaba llamar para reprogramar, pero entre el mostrador y el teléfono no daba abasto.
- 34% de los bonos de 10 sesiones se quedaban sin completar.
- 4,3 sesiones sin usar de media en cada bono abandonado.
- 21% de no-shows en las sesiones ya agendadas.
- 14 horas a la semana por clínica de recepción al teléfono reprogramando, casi siempre sin éxito.
"El paciente no vuelve porque se encuentra mejor, no porque esté curado. Y cuando recae, empieza de cero", cuenta la responsable de operaciones de la red.
La Solución: un agente de IA que ocupa la siguiente sesión antes de que el paciente se enfríe
No es un recordatorio de citas genérico. La diferencia en fisioterapia es que la venta ya está hecha: el paciente pagó el bono. Lo que se pierde es la continuidad del plan. El agente se construyó sobre esa idea, cerrar la próxima sesión mientras el paciente todavía está en la clínica.
Reserva de la siguiente sesión en el momento del alta diaria
Al terminar cada visita, el agente propone por WhatsApp dos huecos concretos para la siguiente y el paciente confirma con un toque. Se acabó el "ya llamaré yo", que casi nunca pasaba.
Motor de adherencia al plan de tratamiento
El agente cruza el bono contratado con las sesiones dadas y detecta al paciente que lleva más días de la cuenta sin próxima cita. A ese, y solo a ese, lo contacta con un mensaje que menciona su plan concreto y le ofrece hueco, sin spam al resto.
Recuperación automática de no-shows
Cuando alguien falta, en lugar de dejar el hueco vacío el agente le ofrece otra franja el mismo día o al siguiente, y avisa a un paciente de la lista de espera para cubrir el sitio libre.
Panel para el fisioterapeuta y aviso de caducidad de bono
Cada fisio ve quién va retrasado en su plan y qué bonos están a punto de caducar, para priorizar sin revisar fichas una a una. La recepción deja de perseguir y pasa a atender al que tiene delante.
Los Resultados: bonos completados del 66% al 88% en cuatro meses
- Bonos de 10 sesiones completados: del 66% al 88%.
- Sesiones sin usar por bono abandonado: de 4,3 a 1,4.
- No-shows en sesiones agendadas: del 21% al 7%.
- Horas de recepción al teléfono reprogramando: de 14 a 3 por clínica y semana.
- Ingreso recuperado en la red: +187.000 euros al año.
El coste de no hacer nada rondaba los 15.600 euros al mes en sesiones de bono vendidas y nunca usadas, sin contar las recaídas que traían de vuelta el mismo caso desde el principio. La inversión fue de 6.500 euros de implantación más 690 euros al mes de licencia, unos 14.780 euros el primer año. Solo el ingreso recuperado cubrió esa cifra en el primer mes.
ROI: 1.165% el primer año, con payback en menos de 1 mes.