El Problema: 1.900 leads al mes y solo el 14% llegaba a la consulta de valoración
Clínicas Lumivel es una red de 7 clínicas de medicina estética en Madrid y Levante. Invierte 34.200 EUR al mes en Instagram, Meta y Google para captar pacientes de tratamientos faciales, láser y depilación, y recibe unos 1.900 leads al mes entre formularios, mensajes directos y WhatsApp.
El problema no era conseguir leads, era el seguimiento. Tres coordinadoras de pacientes contestaban cuando podían entre llamadas y recepción, y el lead que escribía un domingo por la noche recibía respuesta el lunes a media mañana, cuando ya había pedido cita en otra clínica.
- Tiempo medio de primera respuesta: 5 horas y 20 minutos, y más de 14 horas para los leads que entraban fuera de horario.
- El 38% de los leads no recibía nunca un segundo contacto si no contestaba al primero.
- Solo el 14% de los leads llegaba a reservar la consulta de valoración, y el 27% de esas citas acababa en no-show.
- Coste por paciente nuevo: 428 EUR, con 80 pacientes nuevos al mes para toda la red.
"Pagábamos cada lead a 18 euros y lo dejábamos enfriar un día entero. Cuando llamábamos, la paciente ya se había hecho el tratamiento en otro sitio", cuenta la directora comercial de la red.
La Solución: un agente de IA que responde, cualifica y agenda la valoración
Un chatbot genérico de preguntas frecuentes no resuelve esto. En medicina estética el lead pregunta por un tratamiento concreto, por el precio y por el resultado, y quiere hablar con alguien que sepa de lo que habla. El agente se construyó sobre el catálogo de tratamientos de Lumivel, sus precios orientativos, sus contraindicaciones y la agenda real de cada clínica.
Respuesta a leads en menos de un minuto, 24/7
Cada lead de Instagram, Meta, Google o la web entra en el mismo sistema y recibe respuesta por WhatsApp en 45 segundos de media, a cualquier hora. El agente contesta dudas sobre el tratamiento, explica en qué consiste la consulta de valoración y ofrece huecos reales de la clínica más cercana.
Cualificación y reserva de la consulta de valoración
El agente identifica el tratamiento de interés, la zona y la urgencia, detecta los casos que requieren criterio médico y los deriva al equipo. Cuando el lead está listo, reserva la valoración en un clic, sincronizada con la agenda de cada médico estético.
Seguimiento multitoque de leads y presupuestos
Si el lead no contesta, el agente vuelve a escribir en tres momentos distintos con un mensaje diferente cada vez. Tras la valoración, hace el seguimiento del presupuesto: resuelve dudas, recuerda la financiación disponible y propone fecha para el primer tratamiento. Ningún lead ni presupuesto se queda sin respuesta.
Confirmaciones y recuperación de no-shows
El agente confirma cada cita 48 y 24 horas antes, reprograma a quien no puede acudir y ofrece el hueco a la lista de espera. Todo queda registrado en el CRM de la clínica con trazabilidad completa y cumplimiento del RGPD.
Los Resultados: coste por paciente nuevo de 428 a 183 EUR
- Primera respuesta al lead: de 5 horas y 20 minutos a 45 segundos (-99%).
- Leads que llegan a la consulta de valoración: del 14% al 24%.
- No-shows en la valoración: del 27% al 11%.
- Valoraciones que acaban en tratamiento: del 41% al 46%.
- Coste por paciente nuevo: de 428 a 183 EUR (-57%), con los pacientes nuevos al mes pasando de 80 a 187 con la misma inversión en publicidad.
El coste de no hacer nada era alto: 107 pacientes nuevos al mes que se perdían por falta de seguimiento, con un ticket medio de primer tratamiento de 420 EUR, son 44.940 EUR de facturación al mes. Con un margen del 30%, eso son 13.482 EUR mensuales que se iban a la competencia con la misma inversión en anuncios.
La inversión fue de 16.500 EUR de implantación y una licencia de 1.400 EUR al mes, unos 33.300 EUR el primer año, frente a 161.784 EUR de margen recuperado en doce meses.
ROI: 386% en el primer año, con payback en unas 6 semanas.