Caso ilustrativo: Arvenza Formación es un nombre ficticio y las cifras describen un escenario tipo construido con referencias de consultoras de formación bonificada de este tamaño, no los datos auditados de un cliente concreto.
El Problema: 38 minutos de papeleo por cada grupo bonificado
Arvenza Formación es una consultora que organiza formación bonificada por FUNDAE para unas 900 empresas cliente, la mayoría pymes de entre 10 y 80 trabajadores. Gestiona alrededor de 2.400 grupos formativos al año, entre cursos presenciales, aula virtual y teleformación, con un equipo de 5 técnicos de gestión.
El cuello de botella no era vender ni impartir los cursos, sino la gestión de FUNDAE que va detrás de cada grupo: datos de participantes, plazos de comunicación, control de asistencia y cierre del expediente, todo a mano y con el calendario en contra.
- 2.400 grupos formativos al año, con semanas de septiembre y octubre de más de 60 inicios
- 38 minutos de trabajo administrativo por grupo: 127 horas al mes del equipo de gestión
- El 11% de las comunicaciones de inicio o finalización se corregía o rehacía por datos de participantes erróneos o fechas al límite
- El 6,1% del importe formativo no se podía bonificar, sobre todo por alumnos que no llegaban al 75% de asistencia y se detectaban al cerrar el grupo
Cada punto de ese 6,1% salía caro dos veces: la empresa cliente perdía parte de su crédito de formación y la consultora, que vende la formación como bonificada, acababa asumiendo buena parte de la diferencia para no perder al cliente.
La Solución: un agente de IA que lleva cada grupo de FUNDAE de la inscripción al cierre
No es un software de gestión de formación genérico. El agente trabaja sobre las reglas concretas de la formación bonificada: plazos de comunicación, crédito disponible de cada empresa, umbrales de asistencia y documentación que hay que conservar. Y el técnico sigue validando todo lo que se envía a FUNDAE.
Recogida y validación de participantes
Las empresas mandan sus inscripciones como pueden: Excel, PDF, un correo con una lista. El agente extrae los datos de cada participante, comprueba el formato de NIF y número de afiliación, la categoría profesional, el grupo de cotización y el centro de trabajo, y cruza el coste del curso con el crédito de formación que le queda a esa empresa en el año. Si falta algo, lo pide al responsable de RRHH del cliente con el dato exacto que hace falta.
Calendario y comunicaciones en plazo
Con la fecha de inicio del grupo, el agente calcula los hitos que no se pueden saltar: la información previa a la representación legal de los trabajadores cuando la hay, la comunicación de inicio con su antelación mínima y la comunicación de finalización. Prepara el fichero de carga para la aplicación de FUNDAE y lo deja en una bandeja de revisión. El técnico lo comprueba y lo carga con un clic, en lugar de teclear grupo a grupo.
Vigilancia diaria de la asistencia
Cada noche el agente cruza los controles de asistencia de los cursos presenciales y la actividad de la plataforma de teleformación. Cuando un alumno se acerca al umbral del 75%, avisa al tutor y al responsable de la empresa con margen para recuperar sesiones, no el día del cierre, cuando ya no hay nada que hacer.
Cierre y expediente justificativo
Al terminar el curso, el agente calcula el coste bonificable, prepara la finalización y ordena la documentación de cada grupo: controles de asistencia, facturas, evaluaciones y cuestionarios de calidad, con un registro de quién validó cada paso. Si llega una revisión, el expediente está completo y localizable en minutos.
Los Resultados: gestión por grupo de 38 a 7 minutos
- Gestión administrativa por grupo: de 38 a 7 minutos (-82%)
- Comunicaciones con incidencia: del 11% al 1,2%
- Cierre del expediente tras acabar el curso: de 19 a 3 días
- Importe formativo no bonificable: del 6,1% al 1,4%
- Horas del equipo en tareas administrativas: de 127 a 23 horas al mes, con el mismo equipo de 5 técnicos
Coste de no hacer nada: 104 horas al mes de técnico liberadas a 26 €/hora (2.704 €/mes) más la parte de la bonificación perdida que asumía la consultora. Sobre unos 230.000 € al mes de formación gestionada, 4,7 puntos menos de importe no bonificable son 10.810 €/mes, de los que la consultora absorbía la mitad (5.405 €/mes). En total, 8.109 €/mes, 97.308 € al año. Inversión: 14.000 € de implantación y 790 €/mes de licencia, 23.480 € el primer año.
ROI: 314% en el primer año, con payback en 2 meses.