El Problema: 11 minutos por nómina solo para reunir y teclear las incidencias
Asesoría Tervalia es una asesoría laboral con dos oficinas en Alicante y Elche. Gestiona la nómina de 310 empresas cliente, sobre todo comercio, hostelería y pequeña industria, lo que suma unas 4.600 nóminas al mes. El equipo laboral son 7 técnicos.
El cálculo de la nómina lo hacía el programa. El problema estaba antes: reunir las incidencias del mes. Altas, bajas, partes de IT, horas extra, vacaciones, pluses y embargos llegaban por correo, WhatsApp, Excel propios de cada cliente y fotos de papeles, casi siempre en los últimos cinco días del mes.
- 11 minutos de media para preparar cada nómina con incidencias, y eran unas 1.750 al mes (el 38% del total).
- El 41% de los clientes enviaba las incidencias después del día 25, y había que perseguirlos uno a uno por teléfono.
- El 3,8% de las nóminas (unas 175 al mes) se tenía que recalcular o regularizar con una complementaria por un dato mal copiado o que llegó tarde.
- 60 horas extra al mes del equipo concentradas en la semana de cierre.
"Mis técnicos saben de convenios y de Seguridad Social, y se pasaban la última semana del mes copiando horas extra de una foto de WhatsApp al programa", cuenta la directora del departamento laboral.
La Solución: un agente de IA que recoge, valida y prepara las incidencias de nómina
No es un OCR genérico ni un portal más que el cliente no va a usar. El agente trabaja con los canales que el cliente ya usa y conoce la lógica de una nómina española: convenio aplicable, tipo de contrato, calendario laboral y ficha de cada trabajador.
Recogida de incidencias en el canal del cliente
El cliente sigue mandando las incidencias por WhatsApp o correo, en texto libre, Excel o foto. El agente las recibe, las asigna a la empresa y al trabajador correctos y confirma al cliente lo que ha entendido en una sola respuesta, para que el error se corrija en el momento y no en la nómina.
Extracción y validación contra convenio y ficha del trabajador
Cada incidencia se contrasta con la ficha del programa de nóminas: si se piden horas extra por encima del límite del convenio, si unas vacaciones superan los días pendientes o si falta la fecha de baja médica en un parte de IT, el agente lo marca antes de que llegue al técnico.
Pre-nómina lista para importar
Las incidencias validadas se vuelcan en el fichero de importación del programa de nóminas. El técnico ya no teclea: revisa las excepciones que el agente ha marcado, aprueba y lanza el cálculo. Todo queda registrado con quién envió cada dato, cuándo y qué se cambió.
Recordatorios y seguimiento del cierre
Desde el día 20 el agente avisa por WhatsApp a los clientes que aún no han enviado nada, con un resumen de lo que suelen mandar cada mes. El responsable del departamento ve en un panel qué empresas están completas, cuáles faltan y dónde hay dudas abiertas.
Los Resultados: preparación de nóminas un 86% más rápida
- Tiempo de preparación por nómina con incidencias: de 11 minutos a 1,5 minutos (-86%).
- Nóminas recalculadas o con complementaria: del 3,8% al 0,6% (de 175 a 28 al mes).
- Clientes que envían las incidencias antes del día 25: del 59% al 91%.
- Horas extra del equipo en la semana de cierre: de 60 a 6 horas al mes.
- Capacidad: 34 empresas cliente nuevas absorbidas en seis meses sin contratar a nadie.
El coste de seguir igual era claro: 277 horas al mes de preparación manual (6.650 EUR a 24 EUR/hora) y 49 horas en recálculos y complementarias (1.176 EUR), unos 7.826 EUR al mes y 93.912 EUR al año.
La inversión fue de 14.000 EUR de implantación y una licencia de 950 EUR al mes, 25.400 EUR el primer año.
ROI: 270% en el primer año, con payback en unos 2 meses.