El Problema: 197.000 EUR al mes atrapados en cuotas impagadas
Gimnasios Vitalder es una cadena de 28 centros con unos 46.000 socios y una cuota media de 39 EUR al mes. El negocio vive de la cuota recurrente, y ahi estaba la fuga: cada mes se quedaban sin cobrar miles de recibos y el equipo no daba abasto para perseguirlos.
- Morosidad del 11%, unas 5.060 cuotas impagadas al mes, cerca de 197.000 EUR mensuales en riesgo
- Un equipo de 4 personas dedicado al recobro que solo recuperaba el 38% de lo impagado
- La primera gestion de un impago tardaba de media 6 dias, cuando cada dia que pasa reduce la probabilidad de cobro
- Recordatorios genericos, el mismo mensaje para todos, sin adaptar tono ni canal a cada socio
"Sabiamos que perdiamos dinero cada mes, pero perseguir recibo a recibo a 5.000 socios era imposible con el equipo que teniamos", explica la directora financiera de la cadena.
La Solucion: un agente de recobro con IA que trabaja cada impago
Deteccion y priorizacion en el dia
El agente se conecta a la pasarela de cobro y al sistema de socios. En cuanto un recibo se devuelve, lo detecta el mismo dia y lo prioriza por importe, antiguedad del socio y probabilidad de recuperacion, en lugar de esperar al listado de fin de mes.
Secuencia multicanal con tono adaptado
Cada socio entra en su propia secuencia de SMS, email y WhatsApp, con un tono cercano para el buen pagador al que se le paso un recibo y mas firme para el reincidente. El agente reintenta el cobro de forma automatica en las fechas con mas saldo en cuenta y ofrece un enlace de pago en un clic.
Planes de pago y escalado inteligente
Cuando el socio no puede pagar de golpe, el agente propone un plan de pago fraccionado dentro de unos limites definidos, lo formaliza y hace el seguimiento. Solo los casos que de verdad lo necesitan llegan a una persona del equipo, ya con todo el historial resumido.
Los Resultados: morosidad del 11% al 4% en un trimestre
- Recuperacion de impagos del 38% al 71%
- Morosidad neta del 11% al 4%, una caida del 64%
- 182.000 EUR recuperados en el primer trimestre que antes se daban por perdidos
- Primera gestion del impago de 6 dias a 4 horas
- Coste de gestion del recobro un 60% mas bajo, con el equipo enfocado en los casos complejos y en retener al socio
"No es solo que recuperemos mas. Es que el socio recibe un mensaje a tiempo y con sentido, y muchos vuelven a estar al dia sin que tengamos que llamar", resume la directora financiera.
ROI: 380% en el primer ano.