El Problema: cada propuesta a medida costaba 3 horas y la mitad se perdia
Viajes Belorix es una agencia de viajes a medida con 5 oficinas y web propia, especializada en escapadas y circuitos personalizados. Entre todos los canales le entran unas 600 solicitudes de presupuesto al mes. El cuello de botella no era la falta de clientes, sino el tiempo de montar cada propuesta.
El problema real no era captar, era responder a tiempo. Cuando la propuesta llegaba, el cliente ya habia reservado en otra web.
- 600 solicitudes de presupuesto al mes entre las 5 oficinas y la web.
- 3 horas de media para montar cada propuesta a medida: buscar vuelos, hoteles, traslados y actividades, y redactarla.
- Solo el 58% de las solicitudes recibia una propuesta completa; el resto se respondia tarde o se quedaba en el tintero.
- El 88% de las respuestas tardaba mas de 24 horas, cuando la mayoria de los clientes reserva con quien contesta primero.
"Teniamos las solicitudes, lo que no teniamos eran horas para contestarlas todas", cuenta la responsable de operaciones.
La Solucion: un agente de IA que arma la propuesta de viaje en minutos
No es un chatbot que responde preguntas sueltas. Es un agente que coge la solicitud, monta el itinerario cotizado y deja la propuesta lista para que el agente humano la revise y la envie. Lo especifico de una agencia de viajes es que cada propuesta cruza varios proveedores y tiene que cuadrar en precio, fechas y disponibilidad real.
Lectura de la solicitud en cualquier canal
Extrae destino, fechas, numero de viajeros, presupuesto y preferencias desde emails, formularios de la web y WhatsApp, sin que nadie tenga que teclearlo de nuevo.
Armado del itinerario y cotizacion multi-proveedor
Cruza vuelos, hoteles, traslados y actividades, aplica los margenes y los proveedores preferentes de la agencia, y monta varias opciones por nivel de presupuesto.
Propuesta personalizada y envio en minutos
Genera el documento con la marca de la agencia, con alternativas y en el idioma del cliente, listo para revisar. El agente humano decide y da al boton.
Seguimiento y trazabilidad
Recuerda las propuestas sin respuesta, controla el margen de cada oferta y deja registro de cada decision, en linea con el AI Act y el RGPD.
Los Resultados: de 3 horas a 12 minutos por propuesta
- Tiempo por propuesta: de 180 a 12 minutos (-93%).
- Solicitudes respondidas en menos de 1 hora: del 12% al 91%.
- Solicitudes atendidas con propuesta completa: del 58% al 96%.
- Conversion de propuesta a reserva: del 22% al 33% (+50%).
- Propuestas enviadas al mes por el equipo: de 348 a 576.
El coste de no hacer nada rondaba los 9.400 euros al mes: unos 2.200 euros en horas de agente dedicadas a tareas repetitivas y unos 7.200 euros de margen perdido por solicitudes sin atender y respuestas tardias. La inversion fue de 9.000 euros de implantacion mas 600 euros al mes de licencia.
ROI: 596% en el primer ano, con payback en menos de 2 meses.