Caso ilustrativo: el nombre de la clínica y las cifras describen un escenario tipo construido con datos habituales del sector, no un cliente real con nombre propio.
El Problema: cuotas vencidas que tardaban 47 días en cobrarse
Clínicas Dentales Orvanta es una red de 8 clínicas en Levante y Madrid con unos 26.000 pacientes activos. Los tratamientos grandes (implantes, ortodoncia, prótesis) se pagan en cuotas que financia la propia clínica, y ese pago fraccionado supone el 38% de la facturación. Cada mes vencían alrededor de 1.150 cuotas sin pagar.
El problema no era que los pacientes no quisieran pagar. Era que nadie tenía tiempo de recordárselo a tiempo: el cobro dependía de que la recepción encontrara un hueco entre llamada y llamada, y cuanto más vieja era la cuota, más incómoda y más difícil de cobrar.
- 412.000 EUR de saldo vencido a más de 30 días repartido entre las 8 clínicas.
- 47 días de media desde que vencía una cuota hasta que se cobraba.
- Solo el 22% de las cuotas vencidas se cobraba en la primera semana.
- 3,5 horas al día por clínica de recepción dedicadas a llamar a pacientes con pagos pendientes.
Además, el 9% de los pacientes con un tratamiento financiado lo abandonaba a medias con deuda pendiente, y casi un tercio de lo vencido a más de 90 días acababa dándose por perdido.
La Solución: un agente de IA para el cobro de pagos pendientes en la clínica dental
No es un sistema de recobro genérico que manda el mismo SMS a todo el mundo. En una clínica dental el paciente sigue en tratamiento, vuelve a sentarse en el sillón la semana siguiente y la relación vale más que la cuota. El agente está pensado para cobrar sin romper eso.
Conexión con el software de gestión de la clínica
Cada noche el agente lee del programa de gestión clínica las cuotas vencidas, el plan de pagos de cada paciente, sus próximas citas y si tiene un tratamiento en curso. Con eso decide a quién escribir, cuándo y con qué tono: no es lo mismo un despiste de 3 días que una cuota de hace 2 meses.
Recordatorio por WhatsApp con enlace de pago
El paciente recibe un mensaje corto con el importe y un enlace para pagar con tarjeta o Bizum en un clic. Si no puede pagarlo entero, el agente le ofrece aplazar la cuota o dividirla dentro de los márgenes que fija la dirección, y deja el nuevo plan registrado en la ficha. Nunca se menciona el tratamiento en el mensaje, solo la clínica y el importe.
Cobro en la propia visita
Si el paciente con una cuota pendiente tiene cita en los próximos días, el agente avisa a recepción la mañana de la visita con el importe y la propuesta de plan. El cobro se resuelve en el mostrador en 2 minutos, sin llamadas incómodas.
Escalado a persona y trazabilidad
Los casos delicados (dificultades económicas, reclamaciones sobre el tratamiento, pacientes mayores o vulnerables) pasan siempre a la coordinadora de pacientes con el historial completo. Cada mensaje, pago y acuerdo queda registrado, con horarios de envío limitados y el tratamiento de datos alineado con el RGPD.
Los Resultados: de 47 a 9 días para cobrar una cuota vencida
- Días medios para cobrar una cuota vencida: de 47 a 9 (-81%).
- Saldo vencido a más de 30 días: de 412.000 EUR a 158.000 EUR (-62%).
- Cuotas vencidas cobradas en la primera semana: del 22% al 71%.
- Tiempo de recepción en llamadas de cobro: de 3,5 horas a 35 minutos al día por clínica.
- Pacientes que abandonan un tratamiento financiado con deuda: del 9% al 4%.
El coste de no hacer nada era de unos 18.690 EUR al mes: 5.670 EUR en deuda que acababa dándose por perdida, 8.820 EUR en unas 490 horas de recepción al mes dedicadas a llamar (a 18 EUR la hora) y 4.200 EUR de margen de los 7 tratamientos al mes que se abandonaban a medias. Son unos 224.280 EUR al año, sin contar los 254.000 EUR de caja que dejan de estar atrapados en cuotas vencidas.
La inversión fue de 24.000 EUR de implantación y una licencia de 1.800 EUR al mes, 45.600 EUR el primer año.
ROI: 392% en el primer año, con payback en menos de 3 meses.