El Problema: 26 horas para contestar a una familia que busca colegio
Colegios Arenvel es una red de 3 colegios privados bilingües en Valencia, Alicante y Castellón, con 2.100 alumnos de 1 a 18 años. Cada curso ofertan 240 plazas de nueva incorporación y reciben unas 1.100 solicitudes de información entre septiembre y junio: formulario web, WhatsApp, correo, teléfono y ferias educativas. Las atendían 2 personas de admisiones con el apoyo de las secretarías de cada centro.
El problema no era la falta de familias interesadas. Era el tiempo de respuesta y el seguimiento: la familia que pregunta por un colegio está preguntando a la vez en otros tres, y gana el que contesta primero y no la suelta.
- Primera respuesta media a una solicitud de información: 26 horas, y hasta 3 días si llegaba en fin de semana
- Solo el 38% de las familias que pedían información llegaban a visitar el colegio
- El 44% de las familias que visitaban no recibía ningún segundo contacto después de la visita
- 110 de las 240 plazas de nueva incorporación seguían vacantes al empezar el curso (130 matrículas nuevas)
"Una familia nos escribió un viernes por la tarde preguntando por plaza en Infantil 3 años. Le contestamos el lunes a mediodía. Para entonces ya había reservado visita en otros dos colegios", cuenta la directora de admisiones del grupo.
La Solución: un agente de admisiones que acompaña a cada familia de la primera consulta a la reserva de plaza
No es un chatbot de preguntas frecuentes pegado a la web. Elegir colegio es una decisión que dura semanas, la toman dos personas, depende de la etapa del alumno y sigue un calendario propio: jornadas de puertas abiertas, entrevista con la familia, prueba de nivel, documentación y fecha límite de reserva. El agente se diseñó sobre ese proceso de admisión concreto, no sobre un embudo de ventas genérico.
Respuesta en 2 minutos con la información real de cada colegio
El agente contesta por WhatsApp, correo y formulario web a cualquier hora, en castellano, valenciano o inglés. Responde con una ficha viva de cada centro que mantiene el propio colegio: cuotas por etapa, comedor, rutas de autobús, horario ampliado, proyecto bilingüe y extraescolares. Si una pregunta no está en la ficha, no se inventa la respuesta: la pasa a admisiones y avisa a la familia de cuándo la tendrá.
Cualificación de la familia y reserva de visita por etapa
En la misma conversación recoge lo que admisiones necesita: edad del alumno, curso de incorporación, hermanos en el centro, colegio actual y motivo del cambio. Con eso propone visita individual o jornada de puertas abiertas en el calendario del jefe de etapa que corresponde, envía recordatorio 24 horas antes y permite reprogramar en un clic.
Seguimiento después de la visita hasta la reserva de plaza
Aquí es donde se perdían casi la mitad de las familias. El agente lanza una secuencia de 5 contactos en 6 semanas adaptada a lo que preguntó cada familia en la visita: el proyecto de idiomas a quien preguntó por inglés, el menú y el funcionamiento del comedor a quien preguntó por comedor. Agenda la entrevista y la prueba de nivel, recoge la documentación y recuerda la fecha límite de reserva. Lo que necesita criterio humano, como becas, necesidades educativas especiales o descuentos fuera de norma, pasa a la directora de admisiones con todo el historial de la conversación.
Trazabilidad de la campaña de admisiones y protección de datos
Cada familia tiene su estado en el CRM del colegio y la dirección ve en un panel el embudo por centro y por etapa, las plazas libres y las familias que llevan más de 7 días sin contacto. Los datos del menor se reducen a lo imprescindible, se piden con consentimiento explícito y se alojan en la UE, en línea con el RGPD.
Los Resultados: de 130 a 224 matrículas nuevas en una campaña de admisiones
- Primera respuesta a las familias: de 26 horas a 2 minutos, también en fin de semana
- Familias que pasan de solicitud a visita: del 38% al 55%
- Familias que pasan de visita a matrícula: del 31% al 37%
- Matrículas nuevas por curso: de 130 a 224 (+72%), con las plazas vacantes de nueva incorporación bajando de 110 a 16
- Horas del equipo de admisiones en tareas repetitivas: de 120 a 35 al mes
El coste de no hacer nada era de 24.430 € al mes: 94 plazas que se quedaban vacías, a 640 € de cuota durante 10 mensualidades y con un margen de contribución del 45%, suponen 22.560 € al mes, y las 85 horas mensuales de trabajo repetitivo del equipo de admisiones, a 22 € la hora, otros 1.870 €. La inversión del primer año fue de 27.200 €: 14.000 € de implantación y 1.100 € al mes de licencia y mantenimiento.
ROI: 978% en el primer año, con payback en poco más de 1 mes.