Caso ilustrativo: el nombre de la instaladora y las cifras describen un escenario tipo construido con datos habituales del sector, no un cliente real con nombre propio.
El Problema: 96 días desde que se instalan las placas hasta que el cliente compensa excedentes
Brenvia Solar es una instaladora de autoconsumo fotovoltaico con oficinas en Valencia y Murcia. Monta unas 80 instalaciones al mes: el 70% en viviendas unifamiliares y el 30% en naves y locales de pymes. Tiene 6 cuadrillas de montaje, un equipo comercial de 7 personas y 3 personas en la oficina técnica que llevan toda la legalización de las placas solares.
El problema no era instalar. Las placas quedaban montadas en dos días. El problema era todo el papeleo que venía después y que el cliente no ve: el boletín eléctrico, el certificado de fin de obra, la comunicación al ayuntamiento, la inscripción en el registro de autoconsumo de la comunidad autónoma, el código de autoconsumo (CAU) con la distribuidora, el contrato de compensación con la comercializadora y, en muchos municipios, la bonificación del IBI y del ICIO.
- 96 días de media desde la instalación hasta que el cliente empezaba a compensar excedentes en su factura.
- El 27% de los expedientes volvía con un requerimiento o una devolución por documentación incompleta o con datos que no cuadraban.
- 5,5 horas de trabajo de oficina por expediente, repartidas en 10 o 12 trámites con plazos y portales distintos.
- Unas 540 llamadas al mes de clientes preguntando lo mismo: "¿cuándo voy a ver el descuento en la factura?".
Cada expediente vivía en una hoja de cálculo y en el correo de quien lo llevaba. Nadie sabía con certeza qué expedientes estaban parados ni por qué. Un número de serie del inversor mal copiado o una fotografía que faltaba bastaban para que el expediente volviera semanas después, y el cliente, que había pagado la instalación, veía cómo pasaban los meses sin ahorro y acababa pidiendo un descuento o dejando una mala reseña.
La Solución: legalización de placas solares con IA, de la instalación a la compensación
No es un gestor documental genérico. Es un agente de IA que conoce el orden de los trámites de autoconsumo en cada comunidad autónoma y en cada ayuntamiento donde trabaja la instaladora, prepara cada expediente y lo vigila hasta que el cliente compensa. La oficina técnica revisa y firma; el agente hace el resto.
Recogida de la documentación desde la propia obra
Al terminar el montaje, la cuadrilla manda por WhatsApp las fotos de la instalación, de las placas de características y del cuadro eléctrico. El agente lee de las fotos los números de serie, el modelo y la potencia del inversor y de los paneles, los cruza con el proyecto y con el pedido, y avisa en el momento si falta una foto o si un dato no cuadra, con la cuadrilla todavía en la obra.
Expediente completo y revisado antes de presentarlo
Con esos datos, el agente rellena el boletín, la memoria técnica, la comunicación al ayuntamiento y la solicitud de inscripción en el registro de autoconsumo, y prepara la documentación para la distribuidora. Antes de que salga nada, comprueba los errores que más devoluciones causaban: potencias que no coinciden entre documentos, referencia catastral mal escrita, titular distinto del de la factura de luz o modalidad de autoconsumo mal marcada. El técnico revisa el expediente ya montado y lo firma.
Calendario de trámites y seguimiento de cada expediente
Cada expediente tiene su calendario: qué trámite toca, en qué portal, qué plazo tiene y de qué respuesta depende el siguiente paso. El agente revisa a diario el estado de las solicitudes y, cuando llega un requerimiento, lo lee, explica al técnico qué piden exactamente y deja preparada la respuesta. Si un trámite pasa de su plazo habitual, lo marca para que alguien llame.
Bonificaciones de IBI e ICIO pedidas a tiempo
En los municipios que bonifican el IBI o el ICIO por instalar placas, el agente prepara la solicitud con la documentación que ya tiene y avisa antes de que venza el plazo. Antes se perdían muchas porque se pedían tarde o no se pedían; ahora salen con el resto del expediente.
El cliente sabe en qué punto está su legalización
El cliente recibe un mensaje en cada hito: instalación terminada, boletín registrado, inscripción hecha, código de autoconsumo asignado y compensación activa. Puede preguntar por WhatsApp a cualquier hora y el agente le responde con el estado real de su expediente. Las llamadas a la oficina para preguntar "cómo va lo mío" casi desaparecen.
Los Resultados: compensación de excedentes en 34 días en vez de 96
- Días desde la instalación hasta compensar excedentes: de 96 a 34 (-65%).
- Expedientes devueltos o con requerimiento: del 27% al 6% (-78%).
- Horas de oficina por expediente: de 5,5 a 1,4 (-75%).
- Llamadas de clientes preguntando por su legalización: de 540 a 130 al mes (-76%).
- Bonificaciones de IBI e ICIO solicitadas en plazo: del 58% al 97% de los clientes con derecho a ellas.
El coste de no hacer nada era de unos 10.674 EUR al mes: 7.872 EUR en las 328 horas de oficina técnica que se ahorran ahora cada mes (80 expedientes por 4,1 horas, a 24 EUR la hora), 902 EUR en las 41 horas al mes que se iban en atender llamadas de seguimiento (410 llamadas de 6 minutos, a 22 EUR la hora) y unos 1.900 EUR al mes en descuentos y compensaciones a clientes por retrasos en la legalización.
La inversión fue de 19.500 EUR de implantación y una licencia de 1.400 EUR al mes, 36.300 EUR el primer año. Contando que el ahorro llegó a la mitad durante los 3 primeros meses, el primer año deja unos 112.077 EUR de ahorro.
ROI: 209% en el primer año contando la rampa de arranque, con payback en 4 meses.