El Problema: 14 minutos de administración por cada parte de trabajo
Instalaciones Norvent mantiene equipos de climatización y frío comercial para supermercados, hoteles y naves industriales. Tiene 3 delegaciones, 42 técnicos de campo y cierra unos 11.000 partes de trabajo al año. Cada avería, mantenimiento o instalación termina en un parte: qué se hizo, qué materiales se usaron, cuántas horas y con qué garantía.
El problema no era la falta de trabajo. Era que ese trabajo tardaba días en convertirse en dinero. El técnico apuntaba el parte a mano o en notas de voz, y alguien en oficina lo reescribía, lo cruzaba con el contrato del cliente y lo pasaba a factura. Un cuello de botella silencioso entre el taladro y el banco.
- 14 minutos de media de administración por parte, sumando técnico y backoffice.
- 16 días de media desde que se cerraba el trabajo hasta que se emitía la factura.
- 7% del trabajo ejecutado nunca llegaba a facturarse: partes perdidos, materiales sin anotar, horas olvidadas.
- 3 personas de oficina dedicadas casi en exclusiva a picar y perseguir partes.
"Teníamos técnicos excelentes facturando la mitad de lo que trabajaban, porque el papeleo se quedaba por el camino", cuenta el responsable de operaciones.
La Solución: un agente de IA que convierte la voz y las fotos del técnico en parte y prefactura
Un formulario más largo no arreglaba nada; el técnico ya odiaba el que tenía. La clave fue quitar la administración de en medio, no repartirla mejor. El técnico habla y hace fotos como siempre, y el agente hace el resto.
Captura desde el campo sin escribir
Al cerrar el servicio, el técnico manda una nota de voz y las fotos desde el móvil. El agente transcribe, entiende qué se ha hecho y redacta el parte estructurado: avería, actuación, materiales, horas y garantía.
Cruce con el contrato y la tarifa del cliente
Cada cliente tiene sus precios, sus equipos bajo contrato y sus condiciones. El agente aplica la tarifa correcta, distingue lo que entra en contrato de lo facturable aparte y monta la prefactura lista para revisar.
Materiales y horas que ya no se pierden
El agente detecta los materiales nombrados en la voz y en el albarán de la foto, los casa con el almacén y avisa si un parte sale sin horas o sin repuestos cuando el tipo de intervención los suele llevar. Ahí es donde estaban las fugas.
Una persona valida, no tres pican
El backoffice deja de reescribir y pasa a revisar. Aprueba la prefactura, corrige lo puntual y factura. El agente aprende de cada corrección para el siguiente parte del mismo cliente.
Los Resultados: de 16 días a 3 para facturar y fugas casi a cero
- Administración por parte: de 14 a 2 minutos (86% menos).
- De parte cerrado a factura emitida: de 16 a 3 días (81% menos).
- Fugas de facturación: del 7% al 0,8% del trabajo ejecutado.
- 102.300 euros al año recuperados en trabajo que antes no llegaba a factura.
- 2 de las 3 personas de oficina reubicadas a soporte y planificación, sin despidos.
El coste de no hacer nada estaba repartido en dos frentes: 102.300 euros al año en fugas de facturación (un 7% sobre 1.650.000 euros de trabajo facturable) y unas 2.200 horas al año de administración, alrededor de 44.000 euros. En total, 146.300 euros al año escapándose por el papeleo. La inversión fue de 14.000 euros de implantación más 750 euros al mes de licencia, unos 23.000 euros el primer año.
ROI: 536% el primer año, con el retorno cubierto en menos de 2 meses.