El Problema: 6 días de papeleo entre la venta y las llaves
Automoción Vensal es un grupo concesionario multimarca con 5 puntos de venta en el Levante que entrega unos 420 vehículos al mes entre coche nuevo y de ocasión. El comercial cierra la venta en una tarde, pero el cliente tardaba una media de 6 días en tener el coche en la puerta.
El cuello de botella no estaba en el taller de preparación ni en el transporte, sino en el papeleo. Cada entrega arrastra un expediente de matriculación en la DGT, el contrato y el dossier de la financiera, la póliza de seguro, el impuesto de matriculación, la factura y el checklist de entrega. Todo eso lo montaba el equipo administrativo a mano, saltando entre el DMS del concesionario, la web de la DGT y tres portales de financieras distintos.
- 95 minutos de gestión administrativa por vehículo, de media.
- 14 incidencias documentales por cada 100 entregas: datos mal copiados, un DNI caducado, una firma que faltaba.
- 1 de cada 3 entregas se retrasaba por un documento pendiente de la financiera o del cliente.
- 2 personas de administración dedicadas casi a jornada completa solo a preparar expedientes.
"Vendíamos el coche el martes y no lo podíamos entregar hasta el lunes siguiente. Y no por el coche, sino por un papel que faltaba", cuenta la responsable de administración del grupo.
La Solución: un agente de IA que arma el expediente de entrega
Aquí no sirve un gestor documental genérico. Una entrega de coche tiene reglas propias: la matriculación depende del tipo de vehículo y de las emisiones, la financiera exige un dossier concreto según el producto y cada marca tiene su checklist. El agente se montó sobre esas reglas, no sobre un OCR a secas.
Extracción y comprobación de datos
El agente lee el DNI del comprador, el permiso de circulación del vehículo entregado a cambio, la ficha técnica y la documentación de la financiera. Extrae los datos, los cruza con la ficha del cliente en el DMS y avisa al instante si algo no cuadra: un DNI caducado, un titular que no coincide, un IBAN mal escrito.
Lógica de negocio de matriculación y financiación
Según el tipo de vehículo y la provincia, el agente calcula el impuesto de matriculación, prepara el modelo para la DGT y arma el dossier exacto que pide cada financiera. Lo que antes obligaba a conocer de memoria los requisitos de cada portal ahora lo resuelve una regla que se mantiene en un único sitio.
Checklist de entrega y trazabilidad
Cada expediente queda con un estado claro: qué documentos hay, cuáles faltan y quién los tiene que aportar. El equipo ve de un vistazo todas las entregas de la semana y qué las bloquea, en lugar de descubrir el viernes que falta una firma.
Vigilancia de plazos y avisos
El agente reclama al cliente o a la financiera el documento pendiente por WhatsApp y correo, sin que nadie tenga que acordarse. Si un plazo de matriculación se acerca al límite, lo escala. La entrega deja de depender de que alguien persiga papeles.
Los Resultados: entrega en 2 días y un 79% menos de incidencias
- Días desde la venta hasta la entrega: de 6 a 2 días.
- Tiempo de gestión administrativa por vehículo: de 95 a 22 minutos.
- Incidencias documentales por cada 100 entregas: de 14 a 3.
- Entregas retrasadas por documentación: del 33% al 6%.
- Horas administrativas liberadas: unas 511 al mes, reinvertidas en atención al cliente y postventa.
El coste de no hacer nada salía a unos 11.500 euros al mes: 8.700 euros en las horas administrativas que se iban en papeleo y 2.800 euros en incidencias, retrabajos y entregas que se caían de mes. La inversión fue de 14.000 euros de implantación, con la integración del DMS, la DGT y las financieras, más una licencia de 1.200 euros al mes.
ROI: 386% el primer año, con payback en 1,4 meses.