El Problema: 3,5 horas para montar un presupuesto que muchas veces llegaba tarde
Catering Aravent es un catering premium para bodas, eventos de empresa y celebraciones, con cinco oficinas comerciales en Levante y Cataluña. En temporada alta recibe unas 210 solicitudes de presupuesto al mes entre su web, WhatsApp y el correo, con un ticket medio por evento de 3.500 euros.
El problema no era la falta de solicitudes, era el tiempo que costaba responderlas. Cada presupuesto exigía recopilar el número de invitados, el tipo de evento, el menú y la ubicación, calcular el escandallo plato a plato, el personal de sala y cocina, el alquiler de material y la logística. Un comercial tardaba una media de 3,5 horas por presupuesto, y con cinco personas no daba abasto.
- 210 solicitudes de presupuesto al mes en temporada, con picos de 15 al día.
- 3,5 horas de trabajo comercial por cada presupuesto detallado.
- Solo el 58% de las solicitudes se respondía en menos de 2 horas; el resto llegaba tarde.
- Conversión de presupuesto a evento del 18%, muy castigada por la lentitud.
"Cuando por fin enviábamos el presupuesto, el cliente ya había cerrado con otro catering que le respondió el mismo día", cuenta la responsable comercial.
La Solución: un agente de IA que convierte cada solicitud en un presupuesto detallado en minutos
No sirve un formulario con precios cerrados. Un evento de catering se cotiza por escandallo real: cada menú tiene su coste de materia prima, cada franja de invitados cambia el personal necesario y cada ubicación añade logística. Montamos un agente que entiende ese cálculo, no uno que rellena una plantilla.
Lectura de la solicitud
El agente lee la petición llegue por donde llegue, web, WhatsApp o correo, y extrae los datos que definen el evento: fecha, número de invitados, tipo de celebración, menú preferido y lugar. Si falta algo crítico, lo pregunta al cliente antes de calcular.
Cálculo del escandallo y el personal
Con los platos elegidos, el agente calcula el coste de materia prima por comensal, el personal de sala y cocina según el número de invitados y el alquiler de material. Aplica los márgenes y las tarifas que Aravent tiene definidas, así que el presupuesto sale con sus números, no con estimaciones genéricas.
Logística y propuesta lista para revisar
El agente añade el transporte y el montaje según la ubicación, redacta la propuesta con el desglose y la deja lista en el CRM para que el comercial la revise y la envíe. El comercial ya no parte de una hoja en blanco: ajusta y cierra.
Seguimiento automático
Si el cliente no responde en unos días, el agente envía un recordatorio y avisa al comercial de las solicitudes más calientes, para que ninguna se enfríe por olvido.
Los Resultados: de 22 a 54 eventos cerrados al mes
- Tiempo por presupuesto: de 3,5 horas a 12 minutos.
- Solicitudes respondidas en menos de 2 horas: del 58% al 96%.
- Conversión de presupuesto a evento: del 18% al 27%.
- Eventos cerrados al mes: de 22 a 54, con las mismas cinco personas.
- Horas comerciales liberadas: más de 380 al mes, ahora dedicadas a cerrar y a atender al cliente.
El coste de no hacer nada estaba claro: unas 88 solicitudes al mes se respondían tarde o se perdían por lentitud, y el equipo dedicaba cerca de 427 horas mensuales a cotizar a mano. La inversión fue de 12.000 euros de implantación y 780 euros al mes de licencia. Con 32 eventos adicionales al mes y un ticket medio de 3.500 euros, la facturación extra ronda los 112.000 euros mensuales.
ROI: 1.660% en el primer año, con payback en menos de un mes.